Etiqueta: equipo NICDO

«Saber que tu trabajo es un granito de arena para la actividad cultural, deportiva y de ocio de tu comunidad es algo que motiva mucho»

En este nuevo boletín interno hablamos con Irene Pérez, responsable del Departamento Jurídico y de Compras de NICDO desde mayo de 2022. Tras una trayectoria previa en KPMG y en Tracasa, Irene dio el paso a nuestra empresa atraída por la diversidad de proyectos y por el impacto que genera en la ciudadanía, algo que —en sus palabras— «motiva mucho, porque sientes que tu trabajo es un granito de arena para la actividad cultural, deportiva y de ocio de tu comunidad». Desde su incorporación, Irene ha asumido el reto de coordinar un área clave cuyo trabajo es fundamental para que todas las infraestructuras y proyectos de la empresa pública avancen con seguridad, agilidad y eficacia. En la entrevista nos cuenta cómo es el día a día del departamento, la relevancia de los Sistemas Dinámicos de Compra y su manera de dirigir un equipo que combina cercanía y exigencia.

¿Cómo explicarías de forma sencilla qué funciones tiene el Departamento de Compras y Jurídico dentro de NICDO?
Trabajar en una empresa pública significa que los recursos con los que desarrollamos nuestra actividad provienen de toda la ciudadanía. Por eso, tenemos la responsabilidad de gestionarlos conforme a la normativa, garantizando la transparencia y la igualdad de trato entre todas las empresas. El área de Compras se encarga de que todo lo que necesita la empresa —desde materiales hasta servicios— se adquiera o contrate cumpliendo siempre con esas normas y principios.

¿Qué papel juega el área Jurídica en la actividad global de la empresa?
El área Jurídica acompaña toda la actividad de la empresa, anticipando posibles riesgos y asegurando que cada decisión se ajuste a la normativa. La labor de nuestro departamento es proteger a la organización y a sus proyectos, garantizando que se desarrollen de forma segura y conforme a la legalidad.

En la parte de Compras, ¿qué tareas realizáis que suelen pasar desapercibidas, pero que son esenciales para que todo funcione?
NICDO tiene mucha actividad, y es normal que las personas de un área no vean todo lo que se contrata desde otra. Sin embargo, en materia de contratación de proveedores y cumpliendo los límites y umbrales económicos que marca la normativa, trabajamos como una sola unidad. Esto hace que desde el área de Compras sea necesaria una coordinación constante de las necesidades de todas las áreas, sin la cual la empresa no podría operar de manera legal y eficiente.

El Sistema Dinámico de Compra para el suministro de materiales de comunicación y apoyo a eventos acaba de cumplir un año. ¿Cómo funciona y por qué resulta clave para NICDO?
El Sistema Dinámico de Compra (SDC) surgió para ordenar la contratación de materiales de apoyo a los eventos que realizamos en NICDO (vinilos, rotulación, moqueta, mobiliario, impresión de cartelería…). Antes de contar con él, cada área gestionaba estos gastos de manera dispersa, lo que generaba un consumo elevado y poco controlado. Se trata de un procedimiento de licitación que nos permite contratar de forma rápida, flexible y transparente, sin tener que lanzar licitaciones completas cada vez, y aunque este es solo uno de varios SDC que manejamos —para alquiler y compra de equipamiento de sonido e iluminación, traducción e interpretación, equipamiento deportivo…—, es el primero y el que más movimiento tiene, por lo que su correcto funcionamiento es clave para NICDO.

¿Y qué mejoras ha traído para vuestro departamento y para el resto de áreas el SDC?
Para nuestro departamento, el SDC garantiza que todas las contrataciones se realicen con proveedores homologados y dentro del marco normativo. Para el resto de áreas, permite reducir los tiempos de tramitación y organizar mejor los procesos de compra. Sabemos que, en ocasiones, algunas personas recuerdan que antes era posible contratar directamente a ciertos proveedores, pero este procedimiento asegura que todo se haga correctamente y de manera transparente, cumpliendo la normativa. En ese sentido, quiero agradecer y reconocer el esfuerzo de toda la plantilla por adaptarse a esta nueva forma de trabajo.

Desde tu llegada en mayo de 2022, ¿cuáles han sido los principales retos que has afrontado y qué te motiva en el día a día?
Los retos que afrontamos tienen que ver, sobre todo, con trabajar desde esa foto global y transversal de NICDO, intentando que las licitaciones se realicen de manera eficiente e integrando todas las necesidades que puedan ser comunes. Me motiva ver cómo, poco a poco, vamos consiguiendo que todo funcione.

Liderar un área tan exigente requiere un estilo propio. ¿Qué valor personal destacarías de tu forma de dirigir el departamento?
Trato de estar cera del equipo, escuchando y acompañando, e intentando establecer siempre pautas claras para que todo funcione bien y se actúe con criterio. Creo que es importante que cada persona pueda aportar, tener autonomía y sentirse responsable de su trabajo. En ese sentido estoy más que contenta con el equipo y muy satisfecha con cómo trabajamos y cómo nos gestionamos, laboral y humanamente.

Para terminar, si pudieras lanzar un mensaje al resto de la plantilla, ¿qué te gustaría que supieran sobre cómo colaborar para que la labor de Compras y Jurídico sea más ágil y efectiva?
Comunicación y planificación. Cuanto antes nos informen sobre sus necesidades o dudas, más rápido y seguro podemos responder. Si trabajamos de manera conjunta desde el inicio de cada proyecto, evitaremos imprevistos y conseguiremos que cada actividad se desarrolle como se espera, cumpliendo siempre con el marco legal.

Este mes de agosto se cumplen dos años desde la incorporación de Ángel Urabayen como STAFF de Apoyo a Dirección TIC en NICDO. Desde entonces, ha demostrado que su papel va mucho más allá de “las cuestiones informáticas”: junto a su equipo, vela para que nuestras herramientas digitales funcionen, nuestras conexiones sean seguras y los sistemas no se caigan justo cuando más los necesitamos. En este tiempo, el departamento de TIC ha impulsado proyectos clave como el plan de ciberseguridad para reforzar las conexiones externas en todas las infraestructuras que gestiona NICDO, o la transformación digital del Auditorio Baluarte con la implantación de la tecnología WiFi 6E. Aprovechamos este boletín para conversar con él sobre los retos tecnológicos que afronta una institución pública como NICDO, la importancia de la ciberseguridad y el impacto que tendrá la inteligencia artificial en el futuro inmediato.

¿Qué ha supuesto para ti liderar la transformación tecnológica de una entidad pública con tanta diversidad de espacios y actividades como NICDO?
Está siendo un reto apasionante, aunque más complejo de lo que imaginaba al principio. Cada espacio tiene sus particularidades y, de inicio, me sorprendió el nivel de actividad e intensidad con que se trabaja en las distintas sedes de NICDO.

¿Cuál ha sido el mayor desafío al que te has enfrentado en estos dos años? ¿Y algún logro del que te sientas especialmente orgulloso?
El mayor reto ha sido dar forma, desde cero, a un servicio integral TIC, en un contexto donde no existía un departamento como tal. Y hacerlo desde tres vertientes: garantizar la disponibilidad de los servicios 24/7, ofrecer una atención cercana al usuario (interno y externo) y acompañar los proyectos de transformación digital. El mayor logro, a día de hoy, es precisamente ese: contar con un equipo, procesos definidos y objetivos claros para el servicio que queremos dar en NICDO.

Habéis trabajado intensamente en reforzar la ciberseguridad, especialmente para proteger las conexiones externas en todas las infraestructuras gestionadas por NICDO. ¿En qué ha consistido este proyecto y qué beneficios aporta?
El proyecto ha consistido en poner en marcha el doble factor de autenticación a través de una solución llamada Ironchip, que añade una capa adicional de seguridad a la contraseña habitual. Pero no ha sido lo único: también hemos centralizado la aplicación de parches de seguridad, actualizado los firewalls y cifrado los discos de los equipos. Todas estas medidas son barreras tecnológicas que mejoran la seguridad de nuestros datos. Aun así, no debemos olvidar el mayor factor de riesgo: el usuario.

Uno de los retos más importantes es lograr que toda la plantilla esté sensibilizada. ¿Cómo valoras la implicación de los equipos en el programa de concienciación en ciberseguridad de CPEN?
Como decía, el usuario es clave para la ciberseguridad de la organización. Por eso es fundamental que sea consciente de los riesgos y de las implicaciones de sus acciones. Este convencimiento resume muy bien la idea de que la ciberseguridad en NICDO empieza por las personas. Con este enfoque, CPEN acaba de lanzar la tercera fase de su programa de concienciación CIBER. En las dos primeras, la respuesta de la plantilla de NICDO ha sido muy positiva, y desde el Departamento TIC hemos detectado que nos consultáis cualquier duda o sospecha de intento de fraude. Esta labor de concienciación es útil no solo en el trabajo, sino también en nuestra vida personal.

¿Cuáles son los errores más comunes que cometemos en el día a día en materia de seguridad digital sin darnos cuenta?
El más habitual es bajar la guardia ante un intento de fraude, normalmente a través del correo electrónico (phishing), que nos invita a compartir contraseñas o a pinchar en enlaces sospechosos. Una acción aparentemente trivial puede llegar a paralizar una organización en el peor de los casos. Otros errores comunes son utilizar contraseñas débiles, compartirlas por mensaje o dejarlas anotadas en papel.

Desde tu área se ha llevado a cabo una importante transformación digital con la implantación de tecnología WiFi 6E en Baluarte. ¿Qué ha supuesto este cambio para la gestión tecnológica del espacio?
La tecnología avanza muy deprisa y, en 2024, nos encontrábamos en el Palacio Baluarte con una infraestructura WiFi obsoleta e insuficiente para los eventos y congresos que aquí se celebran. Con este proyecto hemos pasado a disponer de más de 110 antenas que ofrecen cobertura allí donde se necesita, a gran velocidad y con una capacidad de personalización muy destacable.

Estamos viviendo una revolución con la inteligencia artificial. ¿Cómo crees que esta tecnología, junto con otras tendencias, impactará la gestión en instituciones públicas como NICDO en el futuro inmediato?
La inteligencia artificial es una revolución que, sin duda, cambiará nuestra forma de trabajar. Pero no debemos dejarnos llevar por la ola y desplegar soluciones o inversiones sin un propósito claro. Tenemos que identificar casos de uso que realmente aporten valor diferencial a nuestra actividad. La IA es mucho más que preguntarle a ChatGPT y, al mismo tiempo, debemos ser conscientes de los riesgos que conlleva su uso. En esta línea estamos trabajando y, en breve, compartiremos las políticas de uso de la IA en NICDO.

¿Nos puedes adelantar alguna pincelada de esas políticas?
Las políticas de uso de la IA en NICDO irán orientadas a regular su uso, siempre que se haya identificado la necesidad, y siempre con plataformas bajo licencia. E irán acompañadas de una formación para garantizar un uso consciente y responsable.